Sejak terjadinya krisis kesehatan global beberapa tahun lalu, dunia kerja mengalami perubahan besar yang tidak terhindarkan.

Salah satu dampak paling signifikan adalah beralihnya sistem kerja dari kantor fisik ke sistem kerja jarak jauh.

Kini, cara bekerja yang lebih fleksibel menjadi norma baru. Ruang kerja tradisional tidak lagi menjadi pusat aktivitas utama. Sebaliknya, model kerja hybrid mulai berkembang, di mana fleksibilitas dan efisiensi menjadi kunci.

Dalam era kerja modern ini, dua konsep utama yang tengah mencuri perhatian adalah desk sharing dan smart working. Keduanya tidak hanya mengubah cara kita bekerja, tetapi juga mengubah cara kita memandang ruang kerja dan produktivitas. Artikel ini akan membahas secara mendalam bagaimana dua model ini mulai meredefinisi dunia kerja, khususnya di Italia dan juga di berbagai belahan dunia lainnya.

Desk Sharing: Maksimalkan Ruang Kantor, Minimalkan Biaya!

Desk sharing atau sistem berbagi meja adalah strategi cerdas dalam mengoptimalkan penggunaan ruang kantor. Alih-alih setiap karyawan memiliki meja pribadi, sistem ini memungkinkan beberapa karyawan menggunakan meja yang sama di waktu yang berbeda. Hal ini menciptakan suasana yang dinamis, kolaboratif, dan tentunya hemat ruang.

Konsep ini semakin populer di lingkungan co-working space, di mana para profesional dari berbagai latar belakang dapat berinteraksi dan berbagi ide. Fasilitas seperti meja bersama, ruang meeting, bilik telepon, hingga zona relaksasi turut mendukung kenyamanan kerja dan interaksi positif antar karyawan.

Bagi perusahaan, desk sharing memiliki banyak keuntungan. Mulai dari penghematan biaya operasional, peningkatan kolaborasi tim, hingga mendukung fleksibilitas kerja karyawan. Sementara itu, bagi karyawan, mereka dapat merasakan suasana kerja yang bervariasi dan tidak monoton, sekaligus tetap bisa terhubung dan berdiskusi langsung dengan rekan kerja saat dibutuhkan.

Smart Working: Bekerja Lebih Cerdas, Bukan Lebih Keras

Smart working, atau dikenal juga sebagai kerja cerdas, memberikan kebebasan bagi karyawan untuk menentukan di mana dan kapan mereka bekerja, selama tugas dan target terpenuhi. Ini adalah model kerja yang mengedepankan hasil, bukan jumlah jam kerja di kantor.

Dengan dukungan teknologi, smart working menjadi sangat memungkinkan. Karyawan dapat mengakses dokumen, berkomunikasi dengan tim, dan menyelesaikan pekerjaan dari mana saja, baik dari rumah, co-working space, atau tempat lain yang mereka pilih.

Model ini memberikan keseimbangan yang lebih baik antara kehidupan pribadi dan profesional. Tanpa harus menghabiskan waktu di perjalanan, karyawan dapat mengatur waktu kerja mereka secara lebih fleksibel, meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Teknologi: Fondasi Utama Kerja Fleksibel

Keberhasilan desk sharing dan smart working sangat bergantung pada kemajuan teknologi. Perangkat lunak yang mudah digunakan, sistem komunikasi yang lancar, dan infrastruktur digital yang andal menjadi pondasi utama.

Kini, banyak perangkat kerja telah disederhanakan agar dapat digunakan dari berbagai lokasi tanpa perlu dukungan teknis langsung dari kantor. Layanan bantuan teknis tetap tersedia, namun fokus utamanya adalah membuat sistem kerja yang praktis dan mandiri bagi para pekerja jarak jauh.

Pelatihan Karyawan: Kunci Sukses Kerja Jarak Jauh

Salah satu tantangan terbesar dalam model kerja hybrid adalah kurangnya pelatihan yang memadai bagi karyawan. Bekerja dari rumah atau dari tempat umum tanpa peralatan ergonomis bisa menyebabkan ketidaknyamanan bahkan masalah kesehatan jangka panjang.

Oleh karena itu, pelatihan menjadi sangat penting. Karyawan perlu dibekali dengan pengetahuan tentang cara kerja yang sehat, termasuk menjaga postur tubuh, mengambil jeda secara teratur, dan mengelola batas antara kehidupan kerja dan pribadi.

Selain itu, risiko burnout (kelelahan mental) bisa meningkat jika karyawan merasa harus selalu tersedia dan terus bekerja di luar jam kerja normal. Berbeda dengan kantor, di mana waktu istirahat dan interaksi sosial lebih terstruktur, bekerja dari rumah membuat batas waktu kerja menjadi kabur. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menilai kinerja berdasarkan hasil, bukan waktu kerja.

Pelatihan juga mencakup pemahaman akan keselamatan kerja jarak jauh, kerja sama tim secara virtual, dan penggunaan teknologi pendukung secara efektif.

Masa Depan Dunia Kerja: Fleksibilitas Adalah Kunci

Fakta menarik, sekitar 7% karyawan di Italia kini bekerja secara remote. Angka ini meningkat 40% dibanding dua tahun sebelumnya, pertumbuhan yang menunjukkan betapa cepatnya perubahan ini terjadi.

Model kerja fleksibel membuka peluang besar bagi perusahaan dan karyawan. Perusahaan dapat memangkas biaya operasional, sementara karyawan mendapatkan keseimbangan hidup yang lebih baik. Hasilnya? Kepuasan kerja meningkat, kreativitas lebih berkembang, dan produktivitas pun melonjak.

Namun, agar model kerja ini sukses, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan:

Kebutuhan karyawan: Apakah mereka mampu bekerja secara remote? Apakah mereka memiliki perangkat dan pelatihan yang cukup?

Redesain ruang kantor: Ruang kantor perlu disesuaikan agar mendukung model kerja fleksibel tanpa mengurangi produktivitas.

Strategi kerja cerdas: Perlu ada rencana jelas untuk mendukung karyawan yang lebih produktif bekerja dari luar kantor.

Pelatihan karyawan: Pastikan semua karyawan memiliki kemampuan untuk bekerja secara mandiri dan sehat, baik secara fisik maupun mental.

Jika seluruh elemen ini dipenuhi, maka perusahaan akan berada di jalur yang tepat untuk membentuk masa depan kerja yang lebih fleksibel, efisien, dan seimbang.